Datenschutzerklärung

Bavaria AI Services UG (haftungsbeschränkt)
Hauptstraße 43
91301 Forchheim
Deutschland
E-Mail: info@kollegen.ai

• Accountdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Sitzungen, Login- und Sicherheitsereignisse.
• Unternehmens- und Workspace-Daten: Firmenname, Website, Branche, Mitglieder, Rollen, digitale Mitarbeiter, Projekte, Aufgaben, Freigaben und Supportanfragen.
• Nutzungs- und Betriebsdaten: technische Logs, IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-/Geräteinformationen, Fehlerberichte, Sicherheits- und Missbrauchserkennung.
• Inhaltsdaten: Eingaben, Prompts, Nachrichten, Dateien, Arbeitsergebnisse und Konfigurationen, die Nutzer im Workspace oder für digitale Mitarbeiter bereitstellen.
• Zahlungs- und Vertragsdaten, sobald kostenpflichtige Pläne aktiviert werden: Rechnungsadresse, Vertragsstatus, Zahlungsanbieter-Referenzen und steuerlich erforderliche Angaben.

• Bereitstellung des Dienstes, Nutzerkonten, Workspaces und digitaler Mitarbeiter: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und Stabilität des Dienstes: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kommunikation, Support und Bearbeitung von Anfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Rechnungslegung, steuerliche Aufbewahrung und gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Produktverbesserung auf Basis aggregierter oder soweit möglich pseudonymisierter Nutzungsdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister für Hosting, Datenbankbetrieb, Sicherheit, Backups, Support, Abrechnung und — soweit konfiguriert — KI- oder Laufzeitverarbeitung. Die Verarbeitung ist, soweit verfügbar, vorrangig innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen. Anbieterbezogene Support-, Sicherheits-, Abrechnungs- oder Unterauftragsverarbeitungen können jedoch auch außerhalb Deutschlands oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Deshalb beschreiben wir die Verarbeitung nicht als „ausschließlich in Deutschland“. Soweit Drittlandübermittlungen stattfinden, erfolgen sie auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüssen oder vergleichbaren Datenschutzmechanismen.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular im Impressum schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und – falls angegeben – Ihren Namen und Ihre Firma, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Angaben werden per E-Mail an info@kollegen.ai übermittelt; darüber hinaus speichern wir sie nicht auf unseren Servern. Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen; sie wird nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten und Missbrauch zu verhindern) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt. Die E-Mail mit Ihrer Anfrage löschen wir, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. E-Mail-Adresse und Nachricht sind erforderlich, damit wir antworten können.

Inhalte aus Chats, Aufgaben und Dateien werden in isolierten Laufzeiten verarbeitet. Für die beauftragte Arbeit erhalten die folgenden Dienste Inhalte.

• Nous Research: KI-Schnittstelle für die Standard-Verarbeitung. Darüber laufen Chat und Aufgaben sowie die Auswertung von Unternehmenswebsites und erste Aufgabenvorschläge.
• Fireworks AI: führt das Modell DeepSeek V4.1 Flash für Chat und Aufgaben über Nous Research aus. Die Standard-Route verwendet die US-Variante des Modells; dabei werden Inhalte in den USA verarbeitet.
• Google: Das Modell Gemini 3.1 Flash Lite verarbeitet über Nous Research Diktate, Sprachnachrichten, Bilder und gescannte PDF-Dateien in der Standard-Verarbeitung.
• KI-Anbieter für „Nur EU“: Bei Auswahl von „Nur EU“ laufen Chat, Aufgaben, Website-Auswertung sowie Bild- und PDF-Auswertung über einen KI-Anbieter, bei dem Sprachmodell und Bilderkennung in der EU laufen. Sprachnachrichten werden bei „Nur EU“ nicht transkribiert.
• Firecrawl: erhält Website-Adressen für Unternehmensscans bei der Registrierung und in den Firmeneinstellungen sowie Suchanfragen und Seitenadressen bei der Webrecherche. Je nach Serverkonfiguration wird Firecrawl Cloud oder eine selbst betriebene Instanz verwendet. Gelesene Website-Inhalte werden zur Auswertung an die jeweilige KI-Schnittstelle weitergegeben.
• Bei verbundenen Gmail-, Outlook- und Telegram-Konten werden Nachrichten und gegebenenfalls Anhänge über Google, Microsoft bzw. Telegram verarbeitet. Bei der Nutzung weiterer Werkzeuge, etwa zur Bildgenerierung oder für Browseraktionen, erhalten die jeweils angebundenen Dienste die dafür benötigten Inhalte.

Wir verwenden diese Inhalte nicht, um eigene öffentliche Modelle zu trainieren. Kunden sollten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulichen Drittinformationen eingeben, sofern dies für den jeweiligen Auftrag nicht erforderlich und rechtlich abgesichert ist.

kollegen.ai verwendet derzeit technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken für Anmeldung, Sitzungen, Sicherheit, Spracheinstellung und den Betrieb des Dienstes. Marketing- oder Tracking-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für Konto, Vertrag, Workspace-Betrieb, Sicherheit, Support, Backups und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Workspace- und Inhaltsdaten werden nach Kündigung oder Löschanfrage gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Sicherheitsinteressen entgegenstehen.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen richten Sie bitte an info@kollegen.ai.